オンラインでリフォームの相談・打ち合わせをするときのポイント

本稿では「オンラインでリフォームの相談や打ち合わせをするときのポイント」について解説します。ご自宅のリフォームをご検討中の方は、ぜひ最後までご覧ください。

新型コロナウイルス(COVID-19)の影響で、オンライン会議が増えました。リフォーム業界でも一部の打ち合わせで活用されていて、その便利さから、今後も対面とビデオ通話の使い分けが進んでいきそうです。

この流れは、工事を依頼するリフォーム会社が遠方にある方や、小さなお子様がいて打ち合わせしづらい方。あるいは、感染を避けたい方にとっては「よい変化」ではないでしょうか。

とは言え、未知のビデオ通話にご不安を感じている方もおられることでしょう。本稿では、初回ビデオ通話前にやっておくことやビデオ通話の注意点についてもご紹介しますので、参考にしてください。

オンラインでリフォームの相談・打ち合わせをする前の準備

コロナ禍で知名度があがったZoom(ズーム)やSkype(スカイプ)等のビデオ通話サービスは、とても便利である反面、対面の面談にくらべて不便な点もあります。

この「不便な点」を理解しておくと、オンラインでの相談や打ち合わせがスムーズに進みます。さっそく、ビデオ通話のデメリットからご紹介していきましょう。

オンライン相談・打ち合わせのデメリットを把握する

オンラインで面談ができるビデオ通話サービスは、LINEのビデオ通話ができる程度の知識があれば簡単に使えます。その便利さと新型コロナウイルスの影響で一気に広まりましたが、対面でおこなう面談にくらべて不便な点があることも見えてきました。

以下に「不便な点=デメリット」の例をあげてみます。打ち合わせ前に、解消できるものは解消しておくとよいでしょう。

・ダウンロードやアカウント登録が必要
・通話中以外はチャットができない
・通話者の背景が映り、生活音も入る
・微妙なニュアンスが伝わりにくい
・インターネット環境が悪いと途切れる
・スケールや素材感がわかりにくい

上にあげたデメリットの解消方法は、後述します。このような弱点はあるものの、メリットの大きさを考えると、新型肺炎が収束したあとも「ビデオ通話」は残りそうです。

今度はメリットの例をあげてみましょう。

・打ち合わせする場所までの移動時間が不要になる
・別々の場所にいる複数の人どうしで会話できる
・会う回数が減るので、感染症対策になる
・録画機能を使えば、後から打ち合わせ内容を見返せる
・子どもを家で遊ばせながら打ち合わせができる

リフォームのお打ち合わせは、1回で3時間くらいかかることもあります。移動時間も含めると半日必要で、けっこう大変です。この「移動」がなくなるだけでも、かなりラクになるのではないでしょうか。

全員が一堂に会する必要もありません。ご主人様と奥様が別々の部屋にいてもOK。現場にいる工事監督に参加してもらうこともできます。遠方に住むご両親の家のリフォームの打ち合わせに、お子様が参加することも可能でしょう。

小さなお子様がいる方も、積極的にオンライン相談を活用したいと感じておられるのではないでしょうか。お子様を連れてリフォーム会社へ行き、打ち合わせするのは大変です。ご自宅で遊ばせながら面談できたら、ラクですよね。

ダウンロードやアカウント登録を済ませておく

さきほどあげたビデオ通話のデメリットの解消方法を、順番にご紹介していきましょう。まずは、ダウンロードやアカウント登録についてご説明します。

面談に使うビデオ通話サービスによっては、ダウンロードさえすれば、アカウント登録しなくても使えます。打ち合わせにどのビデオ通話サービスを使うのか、リフォーム会社に確認しておきましょう。

参考まで、よく利用されるビデオ通話サービスをあげてみます。

・Skype ⇒ ダウンロードとアカウント登録が必要
・LINE ⇒ ダウンロードとアカウント登録が必要
・Zoom ⇒ ダウンロードが必要、お施主様はアカウント登録不要
・FaceTime ⇒ iPhone・iPad・Macユーザーの間で使える

今は、Zoomを使うリフォーム会社が多いと感じます。Zoomなら、お客様はアプリをダウンロードするだけでOK。リフォーム会社から送られてくるURLとパスワードを使って、オンライン会議室に入ります。

一方、リフォーム会社はアカウント登録が必要です。Zoomは無料でも使えますが、お客様の利便性を考えると有料アカウントのほうが何かと便利でしょう。ちなみに、有料アカウントを持っているリフォーム会社は以下のことができます。

・面談の様子を録画して議事録にできる
・3人以上のグループ面談ができる
・将来的に会話を即時的に文字おこしできるかもしれない(現在は英語のみ対応)

Zoomは、リフォームの相談や打ち合わせだけでなく、今後はいろんなシーンで活用が広がるでしょう。とりあえずアプリをダウンロードしておいても、よいのではないでしょうか。

参考:Zoomダウンロードセンター

なお、パソコンにビデオ通話アプリをダウンロードされる方は、お使いの機種にカメラやマイク機能があるか確認してください。それらの機能がないなら、外付けのカメラやマイクが必要です。

通話中以外の連絡方法を決めておく

先ほどご紹介した「Zoom」というビデオ通話サービスは、通話中しかチャット(文字による会話)ができません。ですから、以下のようなZoom以外の連絡手段も用意しておく必要があります。

・LINE
・eメール
・スマホのSMSやMMS

先述のとおり、Zoomで面談する場合は事前にオンライン会議室のURLやパスワードを聞いておく必要があります。上述のような手段を使って、送ってもらいましょう。

面談中に映る背景や、聞こえる音の問題を解決しておく

ビデオ通話は、あなたの背景にあるものが映ってしまいます。物音や生活音も入ります。ですから、映って欲しくないものが映り込まないよう、聞こえて欲しくない音が入り込まないよう、注意が必要です。

なお、一部のビデオ通話サービスには「バーチャル背景」機能がついています。この機能を使うと、背景をぼかしたり、任意に用意した写真に差し替えたりできます。

参考:Zoomヘルプセンター「バーチャル背景設定」

言葉だけでなく、画像も使って伝えられるようにしておく

ビデオ通話は、実際にあって話すよりニュアンスが伝わりにくく、思い違いや齟齬(そご)が生まれやすくなります。要望がうまく伝わるように写真や図解を準備しておくと、役に立ちます。

写真や図解は、自分の思いが伝わる画像をインターネットで見つけて活用するとよいでしょう。雑誌やメーカーのカタログも役立ちます。

このような写真や図解があると、以下のように、あいまいな表現を具体的な表現に替えられます。

・オシャレな赤色のキッチンにしたい ⇒ メーカーカタログの品番や色名で伝えられる
・収納の扉は可愛くしたい ⇒「この雑誌の50ページに載っている扉」のように伝えられる

表現が具体的であればあるほど、相手が思い違いをする可能性が下がります。仕上がりを見て「伝えた要望と違う」とならないように、写真や図解もご活用ください。

画像以外に、初回相談の際に可能なら準備しておきたいものをご紹介しておきましょう。以下の図面や書類も、客観的な情報伝達に役立ちます。

図面平面図、仕様書、構造図、矩計図(かなばかりず)、基礎伏図(きそふせず)、立面図、断面図など
登記関連書類建物図面、地積測量図、登記事項要約書など

なお、リフォームの要望については、相談や打ち合わせ前にご家族で話し合って、簡単にまとめておくことをお奨めします。要望には、優先順位を付けておくとよいでしょう。

写真や図解を共有する場合は、スマホは画面が小さく不適当です。大きな画面のほうが見やすいので、パソコンやタブレットでビデオ通話するか、スマホ画面をテレビで映すためのケーブルを準備しておきましょう。

動画が途切れにくい環境で通話できるようにしておく

ビデオ通話は、Wi-Fi環境が悪いと非常にストレスを感じます。よく動画が止まる場所は避け、できるだけ電波が強い部屋で通話しましょう。

スマホやタブレットを利用してパケットを使う場合は、要注意です。打ち合わせが長引くと、定額プランのパケットを使い切ってしまうケースもあります。できるだけご家庭のWi-Fiを使いましょう。

意外と見落としがちなのが、電源です。通話中にバッテリーが切れたら、慌てることになります。機器の充電をしながら使える環境で、落ち着いて打ち合わせしましょう。

場合によっては対面で打ち合わせも必要と心得る

ビデオ通話では、図面の縮尺やものの大きさ、建材の素材感などが伝わりません。必要に応じて、実物を見て確認したいところです。

少量の書類や小さいサイズの建材サンプルであれば、郵送してもらうとよいでしょう。キッチンや風呂などを選ぶ際は、メーカーショールームで打ち合わせするほうが思い違いなく選べます。

リフォーム会社を訪れて打ち合わせをおこない、スタッフの人柄や会社の雰囲気を感じ取ることも大切です。対面で面談すると気づけることも、オンラインだと気づきにくい場合があると心得ましょう。

オンラインでリフォームの相談・打ち合わせをするときの注意点

先ほど「場合によっては対面で打ち合わせも必要」と書き、いくつか実例をご紹介しました。実はそれ以外にも、ビデオ通話だけでは分からないことがあります。

それが何かというと「工事現場」です。可能であれば、工事現場の様子を確認させてもらい、整理整頓されているか、近隣への配慮が行き届いているか、チェックしてみるとよいでしょう。

ご参考まで、いくつかチェックポイントを載せておきます。

・工事現場は整理整頓されているか
・職人はマナーを守っているか
・徹底的に養生(傷や破損の防止措置)してあるか
・危険防止措置ができているか
・道路の清掃はおこなわれているか
・近隣への挨拶はおこなわれているか
・工事中、大ボリュームでラジオをかけていないか

リフォーム会社の中には、安全や個人情報の観点から現場を一般公開していない会社もあります。そんなときは、公式ホームページに載っているお客様の声や、過去の現場写真を参考にするとよいでしょう。

マツドリフォームの「お客様の声」はこちら

なお、相談や打ち合わせをする中で、工事後(引き渡し後)のことは意外と聞き忘れがちです。以下のような、保証やアフターフォローのこともしっかり確認しておきましょう。

・会社独自の保証やアフターメンテナンス内容
・瑕疵担保責任保険が使えるか
・住宅履歴制度が使えるか

「瑕疵担保責任保険」や「住宅履歴制度」をご存じない方は、以下の記事もあわせてご覧ください。リフォームのお施主様(工事発注者)にとって、とても役立つ仕組みです。

瑕疵保険(中古住宅用)の概要としくみ
住宅履歴情報(いえかるて)とは?

オンラインでリフォームの打ち合わせをする流れ・回数・期間

最後にビデオ通話でリフォームの打ち合わせをする流れをご紹介します。打ち合わせ回数や期間がどれくらい必要なのかも、合わせてご説明します。

まずは、打ち合わせの流れと期間からご紹介していきましょう。

リフォームの流れと期間

最近では、中古物件を買ってすぐにリフォームしてから住む方が増えています。中古物件の購入からスタートする場合は、以下の4つのパートで工事がすすみます。

パート

期間

具体的な作業

物件探し

1週間~1か月

・物件探し
・物件を内見(内覧)する
・住宅ローンの事前審査
・買主が売主に物件購入を申し込む

設計

1~3か月

・リフォーム会社に初回相談
・リフォーム会社が物件調査
・要望をリフォーム会社に伝える
・プラン打ち合わせ
・見積もり打ち合わせ
・リフォーム会社に詳細設計を申し込む

物件購入

約1か月

・売主と買主が不動産売買契約
・住宅ローンの本審査
・銀行と金銭消費貸借契約(住宅ローン契約)
・売主に物件代金を支払い所有権移転登記

工事

2~3か月

・リフォーム会社と工事請負契約
・リフォーム工事着工
・工事完了後のお施主様検査
・お引き渡し

上述のリフォーム・パートや具体的な作業は、上から下まで1本道で順番に進んでいくわけではありません。実際には各パートが複雑に関係しあい、いくつかの作業は同時進行していきます。

工事の流れについては、以下で詳しく解説しています。もっと知りたい方は、合わせてご覧ください。

中古マンションや中古住宅を買ってリノベーションするときの流れ

リフォームのオンライン打ち合わせの回数

さて、リフォームの打ち合わせのうち、何回くらいを対面からビデオ通話に置き換えられるのでしょうか。

積極的に打ち合わせをオンライン化しているリフォーム会社であれば、5~10回程度の打ち合わせがビデオ通話に変更可能です。この回数は工事内容によっても変わるので、あくまで目安とお考えください。

お施主様とリフォーム会社が面談する機会と、それぞれビデオ通話にできるかどうか表でまとめてみます。

面談内容

概要

ビデオ通話

初回面談

お問い合わせから申し込み、リフォーム計画の内容を伝える、不安なことや不明点を質問する

現場調査

現地で物件の状態を確認してもらう、図面や設計に役立つ書類があれば預ける

資金計画

予算や諸費用、リフォームローンについての説明

ヒアリング

リフォームに関する要望をリフォーム会社に伝える

プラン打ち合わせ

出来上がったプランの説明を受ける

見積もり打ち合わせ

概算見積もりをもらい説明を受ける

設計申し込み

事実上のリフォーム会社決定、概算見積もりの3~5%の設計料を支払う(リフォーム代金に充当される)

詳細設計打ち合わせ

内装・外装・照明・スイッチ・コンセント・間取りなど、詳細に決めていく

ショールーム打ち合わせ

必要に応じて建材や住宅設備をメーカーショールームで確認

工事請負契約

プランと見積もり金額に問題なければ、リフォーム会社と契約

面談が必要な項目の中には、現場調査やショールーム打ち合わせのように、現地でないと出来ないものがあります。それを除けば、ほぼすべてビデオ通話に置き換えられます。

【まとめ】オンラインでリフォームの相談をするときのポイント

リフォームの相談や打ち合わせをビデオ通話でするとき、特有のデメリットがいくつかあります。本稿では6つご紹介していて、いずれも面談前に準備しておくことでその弱みを緩和できます。

ビデオ通話はとても便利です。今後も感染症が社会問題であり続けるならば、住宅業界の面談スタイルはどんどんオンライン化されていくでしょう。ツールの進歩により、今よりずっとビデオ通話で打ち合わせしやすくなるかもしれません。

今はその始期であり、時代の流れに適応できるかどうか、リフォーム会社はその姿勢が問われています。これからリフォームされるのであれば、そうした変化にも対応できる工事会社を選ぶとよいでしょう。時世に会わせた提案が期待できます。

弊社は神奈川県川崎市を中心にリフォーム工事を承っており、ビデオ通話サービスを使った「オンライン相談」や「オンライン打ち合わせ」を実施しております。ビデオ通話でリフォームの相談をしたい方は、お気軽にご予約ください。

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